Wat een goede shortlist eigenlijk is

Toen wij begonnen met werven, hadden we het idee dat een shortlist zo lang mogelijk moest zijn. Hoe meer kandidaten we konden laten zien, hoe groter de kans dat een opdrachtgever er één uitkoos. We leverden lijsten van twaalf, soms vijftien CV's. De feedback was bijna altijd hetzelfde. De opdrachtgever was overweldigd, koos op gevoel en bijna altijd voor de eerste of de laatste die hij las.

We zijn er stapsgewijs mee gestopt. Niet uit principe, maar omdat het bewijs zich opstapelde. De hires die wij plaatsten kwamen vrijwel zonder uitzondering uit de eerste vier of vijf namen die we naar voren schoven. De rest van de lijst was ruis. Sterker nog, een te lange shortlist gaf opdrachtgevers het gevoel dat ze keuzes moesten verdedigen, en dat verlamde de besluitvorming.

Een shortlist begint bij ons met een zin per kandidaat. Niet een opsomming van het CV, maar een korte onderbouwing van waarom deze persoon op deze lijst staat. Heeft hij of zij eerder een vergelijkbaar team opgebouwd, een specifieke industrie geraakt, of komt er iets uit een eerdere rol dat we belangrijk vinden voor de opdracht? Die zin zorgt ervoor dat we onszelf dwingen om scherp te zijn. Als de zin slap blijft, hoort de kandidaat niet op de lijst.

We sturen ook nooit een shortlist als documenten. Het is een gesprek. We bellen, leggen uit waarom de vijf op tafel liggen, en luisteren waar de opdrachtgever twijfelt. In dat gesprek schaven we de lijst meestal nog bij. Soms valt er één af, soms voegen we iemand toe die door een opmerking weer relevant wordt. Het is de bedoeling dat de opdrachtgever na het gesprek het gevoel heeft dat hij vijf mensen kent die op zijn deur kunnen kloppen, niet dat hij een mapje met PDF's heeft ontvangen.

Een goede shortlist heeft ook een ondergrens. Drie kandidaten is voor ons het minimum. Daaronder begint het te lijken op een aanbeveling, en dan voelt de opdrachtgever zich verantwoordelijker voor de keuze dan we willen. Met drie tot vijf mensen blijft het een echte selectie, terwijl het overzichtelijk genoeg is om het in één gesprek te bespreken.

We werken sinds drie jaar zo, en het verschil zit vooral in de doorlooptijd. Een opdrachtgever die vijf goed onderbouwde namen krijgt, beslist binnen een week wie hij wil spreken. Een opdrachtgever die twaalf CV's krijgt, schuift het vaak twee weken voor zich uit. In een markt waarin snelheid het verschil maakt tussen wel of geen hire, scheelt dat regelmatig een kandidaat die ondertussen ergens anders tekent.