De intake die een mismatch voorkomt

Onze intakegesprekken duren twee uur. Voor sommige opdrachtgevers is dat lang. We krijgen weleens de vraag of het niet sneller kan, een kort overleg, een vacaturetekst meesturen en aan de slag. We doen het niet, en de reden is simpel. Ieder traject dat we slecht zijn ingestapt, hebben we slecht uitgevoerd. Iedere mismatch achteraf, was vooraf zichtbaar als we langer hadden doorgevraagd.

We beginnen niet met de vacature. Pas in het laatste half uur leggen we de tekst van de openstaande rol op tafel. De eerste anderhalf uur gaan over de organisatie, het team waar de nieuwe persoon in komt, en het werk zelf. Hoe ziet een week eruit? Wie zit er om de hoek? Wat gaat er goed en wat gaat er niet goed? Welke beslissing heeft iemand vorige week genomen die je achteraf graag had teruggedraaid? Vragen waar veel mensen op moeten denken, en juist daarin zit de informatie die we nodig hebben.

Een vraag die we altijd stellen is waarom de vorige persoon op deze plek is vertrokken, of waarom de plek tot nu toe leeg is. Het antwoord daarop voorspelt veel. Als iemand vertrok omdat het werk inhoudelijk niet matchte, weten we dat we scherp moeten zijn op de aansluiting. Als iemand vertrok om het team, weten we dat we die hobbel met de nieuwe kandidaat moeten bespreken. Als de plek leeg is omdat het profiel onmogelijk in de markt te vinden was, weten we dat we eerst opnieuw naar het profiel zelf moeten kijken.

We slaan een paar dingen bewust over. We vragen niet naar het hele organogram en we lopen geen functieprofielen door zoals HR-afdelingen ze schrijven. Die documenten zijn bijna altijd de neerslag van eerdere discussies, niet van het werkelijke werk. We vragen liever aan de eindverantwoordelijke om in tien zinnen te beschrijven hoe iemand op deze plek de eerste drie maanden zou besteden. Tien zinnen die meestal scherper zijn dan een driedubbele A4.

Aan het einde van de intake nemen wij twee dagen om intern te beslissen of we de opdracht aannemen. We doen niet alles. Soms vinden we dat een rol nog niet uitgeschreven is, of dat de organisatie eerst zelf iets moet oplossen voordat een nieuwe persoon zinvol kan zijn. Een keer hebben we afgezegd omdat we tijdens de intake merkten dat de eindverantwoordelijke en degene die de nieuwe persoon dagelijks zou aansturen elkaar tegenspraken. Als wij dat in twee uur al merken, gaat een kandidaat dat ook merken in zijn eerste maand.

Wat de intake ons vooral oplevert, is een tekst die we niet zelf hadden kunnen schrijven. We benaderen kandidaten niet met de officiële vacaturetekst, maar met een paar zinnen die direct uit het gesprek komen. Wat is het echte vraagstuk, wat zou degene op deze plek na een jaar kunnen zeggen, en welke ruimte is er om iets op te bouwen? Die zinnen openen deuren waar een vacaturetekst gesloten zou houden.